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個(gè)舊市凱盟工貿(mào)有限責(zé)任公司申訴機(jī)制

1 目的

公司應(yīng)建立行業(yè)性的申訴機(jī)制，作為風(fēng)險(xiǎn)的早期警報(bào)系統(tǒng)。確保公司原料采購(gòu)符合《負(fù)責(zé)任礦物審驗(yàn)流程》要求，認(rèn)真履行企業(yè)社會(huì)責(zé)任，建立規(guī)范、科學(xué)、有效的申訴機(jī)制，允許任何相關(guān)方（受影響人員或舉報(bào)者）說(shuō)出與采礦、貿(mào)易、加工和出口情況有關(guān)的疑慮并得到妥善處理。

2 依據(jù)

《負(fù)責(zé)任礦物審驗(yàn)流程錫和鉭的審驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)》、《負(fù)責(zé)任礦物供應(yīng)鏈管理體系》、《供應(yīng)鏈政策》。

3 適用范圍

本程序適用于本公司的相關(guān)方及本公司涉及負(fù)責(zé)任礦物采購(gòu)相關(guān)工作的部門(mén)及人員 。

4 管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)

公司供應(yīng)鏈管理工作組負(fù)責(zé)申訴工作的處理。

5 工作程序

1)        申訴信息的收集

l   公司設(shè)立聯(lián)系/申訴電子郵箱，電子郵箱地址：1553724507@qq.com, 電子郵箱地址在公司對(duì)外公布供應(yīng)鏈政策中予以公布，電子郵箱用于接收相關(guān)的詢(xún)問(wèn)和申訴。

l   工作中接收到的相關(guān)方關(guān)于負(fù)責(zé)任礦物供應(yīng)鏈的與采礦、貿(mào)易、加工和出口情況有關(guān)的疑慮方面的信息。

2)        申訴的內(nèi)容

相關(guān)方對(duì)公司的供應(yīng)鏈管理提起申訴時(shí)，該申訴需包含以下內(nèi)容：

l   包含申訴方的名稱(chēng)和聯(lián)系信息，并由申訴方的法定代表人簽字（公司接受實(shí)名申訴同時(shí)也接受匿名申訴）；

l   具體說(shuō)明向何種事項(xiàng)提起申訴及理由；

l   附相關(guān)書(shū)面證據(jù)；

l   具體說(shuō)明在提出申訴之前采取了哪些步驟來(lái)解決問(wèn)題；

l   申訴溝通語(yǔ)言采用中文。

3)        申訴信息的分類(lèi)

公司需對(duì)接收到的詢(xún)問(wèn)和申訴信息進(jìn)行分類(lèi)識(shí)別，申訴信息分為一般信息、特殊/重要申訴信息、不予受理信息。

a           一般信息：相關(guān)方對(duì)公司負(fù)責(zé)任礦物供應(yīng)鏈管理的咨詢(xún)、供方的調(diào)查問(wèn)卷等。

b          特殊或重要申訴信息：

l   管理不符合RMAP要求的信息；

l   對(duì)公司的礦物采購(gòu)涉及公司識(shí)別的高風(fēng)險(xiǎn)區(qū)域的信息；

l   對(duì)公司的礦物采購(gòu)不符合公司的供應(yīng)鏈政策的信息。

c           不予受理信息：

l   瑣碎的、惡意的、無(wú)理取鬧的或疑似為獲得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)而產(chǎn)生的投訴。

l   沒(méi)有令人信服的客觀證據(jù)支持的投訴。

4)        申訴的處理

由供應(yīng)鏈管理工作組在收到申訴后 5個(gè)工作日內(nèi)確認(rèn)收到申訴，在基于申訴是否符合的基礎(chǔ)上確認(rèn)接受或拒絕申訴。

如果申訴被拒絕，應(yīng)向申訴方提供書(shū)面解釋?zhuān)⒂涗浽谏暝V登記冊(cè)中。不得采取進(jìn)一步行動(dòng)。

對(duì)特殊重要申訴信息由供應(yīng)鏈管理工作組在決定受理后10工作日內(nèi)對(duì)上訴或投訴進(jìn)行調(diào)查、審查和裁決。工作組應(yīng)盡最大努力在截止日期前完成工作。在極少數(shù)情況下可能需要額外的時(shí)間。工作組應(yīng)采取合理措施，包括召開(kāi)一次或多次會(huì)議，以做出合理決定。這類(lèi)措施的例子包括:

l   咨詢(xún)專(zhuān)家

l   請(qǐng)求申訴方或其他人提供更多信息

申訴方不合作可被視為中止該程序的理由。工作組應(yīng)協(xié)商一致決定是否中止申訴程序。

申訴決定以書(shū)面形式傳達(dá)給申訴方，申訴決定應(yīng)包含：

l   申訴決定

l   申訴決定是如何以及何時(shí)做出的

l   任何新的建議

5)        申訴的記錄

供應(yīng)鏈管理工作組應(yīng)將收到的申訴記錄在《供應(yīng)鏈申訴應(yīng)對(duì)表》中，包括以下內(nèi)容:

l   何人何時(shí)提交申訴；

l   申訴的類(lèi)型、問(wèn)題或主題以及隨申訴提交的信息；

l   接受或拒絕決定；

l   申訴機(jī)制不應(yīng)對(duì)投訴者進(jìn)行報(bào)復(fù)，公司有義務(wù)對(duì)投拆人信息保密。